POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales del Equipo de Abogados de Alfa Legal, domiciliados en Medellín, con dirección la Carrera 25A # 1-31 y teléfono 3113180908 (en adelante, el EQUIPO), en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales el EQUIPO garantiza un manejo correcto de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el objetivo de garantizar a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data (en adelante, el Titular).


DEFINICIONES

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;

Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso;

Dato Financiero: es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.

Dato Personal: cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

Dato Público: es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible.

Dato Sensible: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

Autorizado: es el EQUIPO y todas las personas bajo la responsabilidad de aquel, que por virtud de la Autorización y de estas políticas tienen legitimidad para tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.

Habilitación: es la legitimación que expresamente y por escrito, mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue el EQUIPO a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.

Responsable: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: es la persona natural o jurídica cuyos datos personales a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos y quien es sujeto del derecho de hábeas data.

Transferencia: es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Transmisión: es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.

Tratamiento: es toda operación o conjunto de operaciones y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción, supresión y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su trasferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

El EQUIPO, en el desarrollo de sus actividades comerciales recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los Datos Personales de los Titulares. En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por el EQUIPO, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la ley y en esta política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de ley de la EQUIPO. Estos principios son:

a) Autorización Previa: todo Tratamiento de Datos Personales se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización Previa, expresa e informada del Titular, salvo que la ley establezca una excepción a esta regla. En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la ley, el EQUIPO buscará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a los Titulares y obtener su autorización retroactiva, siguiendo lo establecido por el Decreto 1377 y las normas concordantes.

b) Finalidad Autorizada: toda actividad de Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política o en la Autorización otorgada por el Titular de los Datos Personales, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales. La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular del Dato Personal al momento de obtener su Autorización. Los Datos Personales no podrán ser tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares de los Datos.

c) Calidad del Dato: el Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, el EQUIPO deberá abstenerse de tratarlos, o solicitar a su titular la completitud o corrección de la información.

d) Entrega de Información al Titular: cuando el Titular lo solicite, el EQUIPO deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante. Esta entrega de información la llevará a cabo la dependencia del EQUIPO encargada de la protección de Datos Personales. Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal del EQUIPO que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido Habilitados por el EQUIPO para llevar a cabo el Tratamiento.

f) Acceso Restringido: salvo por los Datos expresamente autorizados, el EQUIPO no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.

g) Confidencialidad: el EQUIPO debe siempre realizar el Tratamiento disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del Dato Personal y para evitar que sea éste adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido por personas no Autorizadas o por personas Autorizadas y no Autorizadas de manera fraudulenta, o que el Dato Personal se pierda. Todo nuevo proyecto que implique el Tratamiento de Datos Personales deberá ser consultada esta Política de Tratamiento para asegurar el cumplimiento de esta regla.

h) Confidencialidad y Tratamiento Posterior: todo Dato Personal que no sea Dato Público debe tratarse por los Responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y la Firma haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con esta política y con la ley.

i) Seguridad: la información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.


TRATAMIENTO Y FINALIDADES 

Los Datos Personales tratados por el EQUIPO deberán someterse únicamente a las finalidades que se señalan a continuación. Lo mismo aplica para los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales:

 

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:


ENCARGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS RESPONSABLES

Toda petición, consulta, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:

Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:

a) Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes de conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales cuando el Titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la Ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.

b) Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.


 PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

El Titular de Datos Personales que consten en las bases de datos de la EQUIPO, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, podrán formular consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos del EQUIPO.

Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Estos mecanismos podrán ser físicos o electrónicos a través del correo info@alfalegal.co. Cualquiera que sea el medio, el EQUIPO guardará prueba de la consulta y su respuesta.

- Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 y el Decreto 1377, el EQUIPO recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos del EQUIPO y se la hará conocer al solicitante.

- El Responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, su causahabiente, apoderado, representante, se haya estipulado por otro o para otro, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la Firma.

- En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular para su comunicar su solicitud.

- La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por la Firma.

El EQUIPO dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de (i) Datos Personales Tratados por la Firma que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la Firma.

Estos mecanismos podrán ser físicos o electrónicos a través del correo info@alfalegal.co.

El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto 1377, así:


VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal del EQUIPO estarán vigentes a partir del día 01 de JUNIO de 2020. El EQUIPO se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.

Las bases de datos administradas por el EQUIPO se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la EQUIPO o una obligación contenida en un contrato entre el EQUIPO y Titular.